Paretovo pravidlo 80/20 říká, že malá část úsilí dokáže vytvořit většinu výsledků. Jedná se o velmi známé a základní pravidlo, který zná téměř každý. Většina lidí – především těch, kteří ho považují za základ – ho ale nevyužívá systematicky a ochuzuje se tak o výsledky.
Paretovo pravidlo 80/20 je absolutním základem, který málokdo reálně používá
Paretovo pravidlo je princip jehož podstatou je nerovnoměrnost v přínosu vstupů. Jinými slovy, že některé činnosti jsou mnohem efektivnější, než jiné a že pouhých 20 % toho, co děláte vygeneruje 80 % výsledků.
Toto pravidlo je pojmenováno podle italského ekonoma Vilfreda Pareta, který zkoumal rozložení majetku v populaci a zjistil, že 20 % nejbohatších vlastní 80 % majetku (což je mimochodem velice aktuální i pro rozložení majetku v ČR).
Příklady Paretova pravidla v životě můžete vídat na mnoha různých místech:
- 20 % klientů vytěžuje 80 % kapacit zákaznické podpory
- 20 % služeb / produktů generuje 80 % obratu
- 20 % projektů zabere 80 % času
- 20 % lidí dělá 80 % problémů
- 20 % aktivit nám přináší 80 % dobré nálady
Osobně toto pravidlo považuji za jednu z nejzákladnějších znalostí pro kohokoliv, kdo chce dosáhnout jakéhokoliv úspěchu. Ať už pracovního, nebo osobního. Bohužel si čím dál tím častěji všímám, že ačkoliv toto pravidlo téměř každý zná, z mojí zkušenosti ho téměř nikdo nepoužívá systematicky.
80/20 není dogma a čísla nemusí dávat dohromady 100
Při studiu materiálů o efektivitě (efektivitě práce, osobní produktivitě atd.) se často setkáte s tvrzeními o různém poměru efektivity jako například 60/40, 70/30 či 90/10 atd. Většinou mají společné to, že obě čísla dávají dohromady 100. Stát se to sice může, ale takový poměr je velmi nepravděpodobný.
Čísla totiž reprezentují dvě různé metriky, které se měří na dvou osách:
- vstupy (to, co jste do toho dali)
- výstupy (to, co jste získali)
Paretova analýza a použití Paretova pravidla v praxi
Ačkoliv v praxi jsou poměry úsilí a výsledků rozdílné, je poměr 80 /20 vhodným způsobem myšlení. V průběhu řízení jakéhokoliv projektu je vhodné si na pravidelné bázi sednout, zamyslet se a sepsat si, které vstupy mají výrazně větší efektivitu než ostatní a dostávají vás nejblíže k vytyčenému cíli.
Jeden úhel pohledu na to však nestačí. Základem Paretovy analýzy je komplexní pohled a vyhodnocení situace. Hledejte především dva typy vstupů a koukejte se na ně dvěma úhly pohledu: tahouni růstu a brzdy růstu.
Tahouni růstu – pozitivní otázky:
- Kterých 20 % vstupů generuje 80 % výsledků? (Produkty, služby, lidé)
- Kterých 20 % lidí zajišťuje 80 % růstu / posunu projektu?
- Kterých 20 % aktivit vám získá 80 % důvěry u důležitých stakeholderů?
- Kterých 20 % dat potřebujete k 80 % všech rozhodnutí?
- Kterých 20 % procesů je pro chod firmy nejdůležitějších?
- kterých 20 % meetingů produkuje 80 % důležitých rozhodnutí?
Tahouni růstu – kritické otázky:
- Bez kterých 20 % vstupů by projekt rozhodně zkrachoval?
- Bez kterých 20 % lidí ztratíte 80 % výsledků projektu?
- Bez kterých 20 % aktivit byste ztratili 80 % podpory od důležitých lidí?
- Bez kterých 20 % informací byste dělali naprosto špatná rozhodnutí?
- Bez kterých 20 % procesů by ve firmě nastal chaos?
- Bez kterých 20 % meetingů by se ztratilo 80 % informací a zadání?
- Kterých 20 % situací generuje 80 % problémů?
- Kterých 20 % lidí dělá 80 % zdržení projektu?
- Kterých 20 % dat způsobuje 80 % zmatení?
- Kterých 20 % procesů způsobuje 80 % konfliktů a zdržení na projektu?
- Kterých 20 % meetingů způsobuje 80 % chaosu a nedorozumění?
- Bez kterých 20 % situací ušetříme 80 % problémů?
- Bez kterých 20 % lidí bychom měli o 80 % chyb na projektu méně?
- Bez kterých 20 % dat bychom eliminovali 80 % zmatku, diskuzí a neporozumění?
- Bez kterých 20 % procesů bychom si ušetřili 80 % třenic mezi odděleními / lidmi?
- Bez kterých 20 % meetingů bychom si ušetřili 80 % hádek či zbytečných a neproduktivních diskuzí?
Pozor na zákon klesajících výnosů
Zákon klesajících výnosů říká, že čím více se soustředíme na jeden typ vstupu (aniž bychom jakkoliv měnili ostatní vstupy), pak s každou další jednotkou bude klesat hodnota jejího výstupu. Jinými slovy: efektivní věci nejde škálovat do nekonečna.
Paretovu analýzu vám proto doporučuji dělat pravidelně a systematicky. Pokud totiž zjistíte, že existuje nějaká věc, která vám přináší výrazně víc, než ostatní, pak se na ni zaměřte a vytěžte ji do maxima. Nevsázejte na ni však všechno a nespoléhejte se, že tato jediná aktivita vás spasí. Dříve nebo později totiž zjistíte, že většina aktivit narazí na strop své výtěžnosti a dostanete se do situace, kdy další investice (čas, peníze, energie) už nebude vytvářet dostatečně vysokou přidanou hodnotu. Pravidelným a systematickým prováděním analýzy se tomuto můžete vyhnout a průběžně nacházet další a další aktivity, které vám mohou pomoci.
Pravidelné používání Paretova pravidla:
- Vyčleňte si pravidelný čas – alespoň jednou za měsíc, kdy Paretově analýze podrobíte úplně všechny oblasti své kariéry / projektu / života
- Nestačí “to držet v hlavě” a občas si vzpomenout
- Pamatujte, že efektivita jednotlivých věcí se může měnit v čase, co fungovalo před půl rokem už dnes nemusí být tak efektivní
- Cílem systematického používání je odhalovat oblasti, které jsou výrazně efektivnější než jiné a ty maximalizovat
- Využívejte více úhlů pohledu a pokládejte si i těžké otázky – může to být i váš oblíbený projekt, který vás brzdí. Dejte emoce stranou a pohlédněte na věci tak, jak reálně jsou.
- Zkoumání podrobte všechny aktivity – vaši denní běžnou agendu, ale i strategické cíle a směřování
- Nekoukejte pouze na to, co funguje, ale i na to, co vás může brzdit. A také na to, co vás sice nebrzdí, ale ani neposouvá.
Závěrem
Paretovo pravidlo je princip, který vám pomůže odhalit silné a slabé stránky projektu / společnosti / života. Aby vám však mohlo skutečně pomoci, je zapotřebí ho aplikovat v praxi na pravidelné a systematické bázi a následně dělat (i těžká) rozhodnutí a získané poznatky aplikovat do praxe. To, co funguje posilujte a replikujte. To, co vás brzdí se pokuste eliminovat či automatizovat.